Proces egzekwowania zgodności może wydawać się skomplikowany i zagmatwany, szczególnie w stanie tak silnie uregulowanym jak Teksas. Zaczęliśmy rozwikływać ten temat w poprzednim artykule, Zgodność EHS w Teksasie: Przygotowanie do dochodzenia TCEQ, dzieląc się kilkoma najlepszymi praktykami w zakresie przygotowania się do audytu z Texas Commission on Environmental Quality (TCEQ). Ten kolejny artykuł będzie bardziej dogłębnie omawiał proces egzekwowania i rodzaje egzekwowania: różne rodzaje dochodzeń, rodzaje naruszeń i rodzaje działań egzekwujących.
Dochodzenia są jednym z głównych narzędzi wykorzystywanych przez TCEQ do oceny wyników Twojego zakładu w zakresie zgodności z przepisami. W naszym poprzednim artykule podaliśmy kilka ogólnych wskazówek dotyczących przygotowania się do każdego rodzaju dochodzenia - teraz podzielimy różne rodzaje dochodzeń, z którymi prawdopodobnie się zetkniesz.
Po pierwsze, ogólna wskazówka, którą konsultanci ERA ds. zgodności zawsze chętnie się dzielą: podstawą każdego udanego dochodzenia jest prowadzenie dokumentacji. Posiadanie wszystkich informacji w jednym miejscu, łatwo dostępnych i dobrze zorganizowanych oznacza, że audytor będzie miał mniej pracy, nie będzie żadnych niespodzianek, a cała sprawa zostanie zakończona w krótszym czasie. Brakujące lub niekompletne zapisy są jednymi z największych czerwonych flag, na które zwracają uwagę audytorzy, ale są również uspokajającym znakiem, gdy są w porządku. Rozpocznij dochodzenie od właściwego kroku, porządkując wszystkie dokumenty i utrzymując je w takim stanie - będziesz przygotowany nawet na nieplanowane dochodzenia.
Należy pamiętać o trzech rodzajach dochodzeń:
Dochodzenia zaplanowane
Dochodzenia w związku ze skargami
Dochodzenia po przeglądzie dokumentacji
Planowane dochodzenia mogą być przeprowadzane co roku lub co dwa lata. Odpowiedzialny organ regulacyjny zawiadamia o zbliżającym się terminie planowanego dochodzenia, zazwyczaj z jedno- lub dwutygodniowym wyprzedzeniem. Kiedy inspektor przybywa na miejsce, przynosi ze sobą specjalną listę kontrolną zawierającą pozycje wykorzystywane do przeprowadzenia kompleksowego dochodzenia w sprawie przestrzegania przepisów (Comprehensive Compliance Investigation - CCI). Pozycje te, w sensie ogólnym, obejmują:
Przegląd akt
Ocena obiektu
wywiad przy wyjściu.
Podczas CCI należy oczekiwać, że osoba prowadząca dochodzenie dokładnie przyjrzy się całej dokumentacji i oceni obecny system prowadzenia dokumentacji. Powinieneś być w stanie wykazać, poprzez istniejącą dokumentację, że spełniasz regionalne i federalne wymagania dotyczące sprawozdawczości oraz że obecnie śledzisz swoje wyniki. Jeśli śledczy jest zaznajomiony z działalnością firmy, być może nie zostaniesz poproszony o pokazanie pełnych pięciu poprzednich lat pracy na papierze, ale bądź przygotowany niezależnie od tego. Jeśli procesy przechowywania dokumentacji są wydajne, nie powinno być problemem zlokalizowanie ostatnich pięciu lat wartych dowodów zgodności.
Jeśli okaże się, że dokumentacja jest w porządku, śledczy przejdzie do zwiedzania zakładu, podczas którego należy być przygotowanym do wykazania, które źródła raportujesz, jakie urządzenia kontrolne są używane na miejscu i jakie procesy są stosowane w celu zapewnienia zgodności.
Ważne jest jednak, aby zwracać uwagę na drobne elementy, które mogą szybko przekształcić się w poważne naruszenie. Brakujące karty charakterystyki (SDS) w miejscu pracy narażają pracowników na niebezpieczeństwo. Niewłaściwie zaplombowane, przeciekające lub oznakowane pojemniki są wykroczeniem podlegającym karze grzywny. Brak wymaganego znaku bezpieczeństwa w miejscu pracy jest naruszeniem. Kwestie dotyczące etykietowania i szkolenia pracowników w zakresie kart charakterystyki stają się coraz ważniejsze wraz z przyjęciem nowych wytycznych GHS SDS dla kart charakterystyki materiałów. Śledczy będą zwracać baczniejszą uwagę na sposób zarządzania, eksponowania i utrzymywania zbioru kart charakterystyki substancji niebezpiecznych.
Dochodzenia w sprawie skarg to nieplanowane audyty, do których dochodzi w wyniku skargi złożonej przez społeczeństwo, pracownika lub organizację zewnętrzną (np. lokalną grupę społeczną lub grupę ochrony środowiska). Większość dochodzeń w sprawie skarg jest spowodowana obserwacjami wizualnymi, takimi jak nadmierne opary uwalniane z zakładu lub osad w zbiorniku wodnym poniżej zakładu.
Nie będą Państwo powiadamiani o zbliżających się dochodzeniach w sprawie skarg. Zazwyczaj czas odpowiedzi wynosi 30 dni od momentu złożenia skargi do rozpoczęcia dochodzenia, choć może się to różnić w zależności od dostępności śledczych i wagi skargi. Jednakże, ten 30-dniowy okres może być szkodliwy dla społeczności regulowanej, ponieważ w tym czasie organ składający skargę jest również w stanie przyciągnąć uwagę mediów i innych grup.
Bez wątpienia, najlepszym sposobem działania jest zapewnienie, że twoje rejestry i operacje są zgodne z przepisami, aby uniknąć skarg społeczności całkowicie - ale mieć plan działania, jeśli nagła awaria sprzętu tworzy widoczne oznaki problemów. Po pierwsze, zawsze należy zwracać uwagę na widoczne oznaki nadmiernej emisji. Jeśli coś zauważysz, sprawdź istniejące zapisy dotyczące źródła (źródeł) i zacznij prowadzić dokumentację tego zdarzenia. Ponieważ tymczasowe zakłócenia zgodności (takie jak nieplanowane zdarzenie MSS) mogą mieć długotrwałe skutki, napisaliśmy artykuł specjalnie o tym, jak reagować na awarie sprzętu i zdarzenia MSS, aby można było uniknąć lub zminimalizować kary. Nie jest zaskoczeniem, że zazwyczaj sprowadza się to do prowadzenia dobrej dokumentacji całego zdarzenia.
Dochodzenia dotyczące przeglądu dokumentacji są również niezapowiedziane i koncentrują się na przeglądzie dokumentacji pod kątem określonego zestawu dokumentów, które należy przedłożyć TCEQ (lub innemu organowi regulacyjnemu, jeśli zakład znajduje się poza Teksasem). Należą do nich dokumenty takie jak Licencja Nawadniacze, Rejestracja Pralni Chemicznej oraz Zapewnienie Finansowe dla Zbiorników Magazynowych Ropy Naftowej. TCEQ przeprowadza te przeglądy w biurach TCEQ.
Naruszenia to wszelkie akty niezgodności, od poważnych do minimalnych: drobne uchybienia w prowadzeniu rejestrów są naruszeniami, podobnie jak poważne uwolnienia nieautoryzowanych emisji. Lista możliwych naruszeń jest nieskończona, choć kierownik ds. bhp wykonujący swoją pracę prawidłowo i używający dobrego systemu powinien być w stanie uniknąć możliwych do uniknięcia naruszeń.
Warto zauważyć, że nie każde naruszenie przekłada się na karę pieniężną - niewielkie naruszenie może wymagać jedynie podjęcia działań następczych, a nie pociągać za sobą karę finansową. Jednakże, każde naruszenie zostanie zachowane w rejestrze, tak aby przyszłe dochodzenia mogły prześledzić, czy zakład ma historię powtarzania tych samych drobnych naruszeń - wzór każdego rodzaju niezgodności będzie karany.
Jeżeli w wyniku dochodzenia nie zostanie stwierdzone żadne naruszenie, proces egzekwowania zgodności zostaje zakończony do czasu kolejnego zaplanowanego dochodzenia lub do czasu złożenia skargi przeciwko danemu ośrodkowi. Jeśli śledczy zaobserwuje naruszenie lub ma zastrzeżenia co do działalności zakładu, otrzyma on albo zawiadomienie o naruszeniu (NOV), zawiadomienie o egzekwowaniu (NOE), wezwanie do stawienia się w terenie, lub list z informacją o obszarze zagrożonym (AOC).
Istnieją również trzy kategorie naruszeń - A, B i C - które mierzą stopień ciężkości wszelkich niezgodności i schematów niezgodności:
Kategoria A - Najwyższy stopień surowości, wymagający natychmiastowego egzekwowania, jeśli zostanie zauważony podczas dochodzenia. Obejmuje to naruszenia takie jak udokumentowane fałszowanie danych, działanie z wygasłym pozwoleniem i nieuprawnione usuwanie odpadów stałych.
Kategoria B - Strona odpowiedzialna otrzyma najpierw możliwość dostosowania się do przepisów poprzez wystosowanie pisma ostrzegawczego, które określi termin dostosowania się do przepisów, poprosi o przedstawienie harmonogramu dostosowania się do przepisów i/lub potwierdzi usunięte naruszenia. Należy pamiętać, że dwa B naruszenia w ciągu ostatniego okresu 5 lat spowoduje automatyczne egzekwowanie a naruszenie nie zostanie usunięte po osiągnięciu zgodności. Typowym przykładem naruszenia kategorii B jest brak odpowiedniego monitorowania wymaganego przez pozwolenie na prowadzenie działalności.
Kategoria C - Najniższy stopień ciężkości niezgodności, trzy Naruszenia kategorii C w ciągu ostatnich 5 lat spowoduje automatyczne egzekwowanie. Przykłady obejmują wykorzystanie lekko rozdarte worki filtracyjne do zbierania pyłu baghouse i nie kontrolować wiatr odpadów.
NOV ostrzega dział EH&S i kierownictwo o pewnym rodzaju naruszenia w zakładzie i daje możliwość podjęcia działań naprawczych w celu osiągnięcia zgodności z przepisami bez przedstawiania naruszenia przed Wydziałem Egzekucji. Większość nakazów należy do kategorii B lub C i zazwyczaj mają one 30-dniowy termin na dokonanie poprawek w celu uniknięcia kary.
NOE jest wydany do każdego obiektu, który wymaga natychmiastowego działania wykonawczego i / lub grzywny. Jest to najczęściej przypadek, gdy jeden lub więcej naruszeń kategorii A są obserwowane lub gdy wiele mniejszych naruszeń sumują się w ciągu ostatnich pięciu lat. NOE nie wiąże się z możliwością osiągnięcia zgodności w celu uniknięcia grzywny.
Wezwania na pole są mniej powszechnym rodzajem zawiadomienia, które jest przeznaczone do promowania szybkiego rozwiązania dla zaobserwowanych naruszeń. Zwykle wiąże się ono z niższą karą pieniężną w porównaniu z bardziej formalnym procesem egzekwowania prawa.
W przypadku otrzymania wezwania na pole, masz możliwość zaakceptowania go i zapłacenia grzywny lub odrzucenia wezwania i przejścia przez standardowy proces egzekucji administracyjnej. Zazwyczaj skutkuje to wyższą grzywną, jeśli Biuro Egzekwowania Prawa i Zapewnienia Zgodności (Office of Enforcement and Compliance Assurance - OECA) stanie po stronie śledczego. Odrzucenie wezwania na miejsce jest zalecane tylko wtedy, gdy masz 100% pewności, że śledczy nie ma racji - jednak Twoja dokumentacja powinna być na tyle przejrzysta, aby do tego nie dopuścić.
AOC jest rodzajem naruszenia, które spełnia wszystkie poniższe kryteria TCEQ:
Naruszenie należy do kategorii C
Naruszenie nie wiąże się z potencjalną szkodą/skutkiem
Naruszenie zostało skorygowane w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty dochodzenia
Naruszenie nie zostało udokumentowane w tym samym obiekcie w ciągu ostatnich 12 miesięcy.
AOC, jeśli zostało skorygowane w podanych ramach czasowych, nie powinno pojawić się w rejestrze zgodności. NOV lub NOE mogą zawierać jedno lub więcej AOC, ale NOE nie będzie zawierać AOC.
Zanim dojdzie do egzekucji, Biuro Egzekucji i Zapewnienia Zgodności (OECA) sprawdza sprawę w celu zapewnienia, że spełnia ona kryteria wszczęcia egzekucji. Po podjęciu decyzji, albo uzgodnione nakazy lub ustalenia nakazuje działania egzekucyjne zostaną wprowadzone w życie:
Uzgodnione nakazy - są najczęstszym rodzajem działań egzekucyjnych. Większość spraw egzekucyjnych należy do tej kategorii. Nakazy uzgodnione zawierają również 20% odroczenie kwoty kary.
Nakaz Ustalenia - jest wydawany w przypadku stwierdzenia trzech powtarzających się działań egzekucyjnych i wpływu na zdrowie ludzkie i/lub środowisko. Nie ma 20% odroczenia w przypadku otrzymania nakazu ustalenia faktów. W przypadku poważniejszych naruszeń, nakazy ustaleń zawierają przyznanie się do winy, a wielokrotne nakazy ustaleń zwiększają wysokość kary.
Koordynator ds. egzekwowania przepisów OECA przydzielony do danej sprawy prześle Państwu następujące standardowe dokumenty:
List przewodni
Proponowany nakaz
Arkusz kalkulacji kary
Historia zgodności z przepisami
Po otrzymaniu tych dokumentów, masz kilka możliwości zapłaty/uzgodnienia. Rzeczywiste grzywny lub wymagane działania będą się różnić w zależności od sprawy i będą przedstawione w powyższych dokumentach od Koordynatora Egzekwowania Prawa:
Zapłacić karę w całości w jednej kwocie ryczałtowej.
Ustalić plan płatności z Koordynatorem Egzekucji.
Zwrócić się do OECA z prośbą o ocenę finansowej niezdolności do zapłaty, w przypadku gdy firma nie jest w stanie zapłacić kary.
Podjąć dodatkowe projekty środowiskowe (SEP). SEP to działania wymagane przez OECA w uzupełnieniu lub zamiast kary pieniężnej.
Postępowanie sądowe, jeśli chcesz zakwestionować działania egzekucyjne lub naruszenia.
Po zakończeniu działań egzekwujących, proces egzekwowania kończy się, ale pozostanie w rejestrze przez następne 5 lat.
Cały proces egzekwowania prawa, opisany powyżej, opiera się na posiadaniu przejrzystych i możliwych do skontrolowania zapisów. Nie wystarczy po prostu podjąć działania związane ze zgodnością, musisz również posiadać całą papierkową robotę i zapisy, aby udowodnić każdemu z zewnątrz, że Twoja firma działa zgodnie z federalnymi i regionalnymi przepisami BHP.
Prawdopodobnie masz już procesy i polityki w celu utrzymania działań zgodności - teraz jest dobry czas, aby włączyć aktualizację praktyk przechowywania dokumentacji i ustanowić jasne wytyczne dla śledzenia, rejestrowania i przechowywania dokumentów działań zgodności. Dobrym pierwszym krokiem jest scentralizowanie wszystkich dokumentów: dobra platforma oprogramowania EH&S powinna być w stanie zaoferować łatwy dostęp i zorganizowaną metodologię prowadzenia dokumentacji.
Więcej na: http://etykieta-produktu.pl
