Dla kogo sporządzasz swoje raporty środowiskowe?
Pierwsza odpowiedź, która przyszła Ci do głowy, to prawdopodobnie "oczywiście dla moich regulatorów!". W końcu większość raportów środowiskowych to raporty zgodności z przepisami, które są wymagane, aby wykazać, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami federalnymi i lokalnymi.
Jednak w ciągu ostatnich kilku lat sprawozdawczość środowiskowa wykroczyła daleko poza samo wykazywanie zgodności z przepisami. Obecnie istnieje wiele różnych rodzajów raportów środowiskowych, w tym różnorodne raporty wewnętrzne i zewnętrzne, które po prostu nie są przeznaczone dla oczu organów regulacyjnych.
Tak więc odpowiedź na pytanie "dla kogo sporządzasz raporty środowiskowe?" może być bardziej złożona niż początkowo sądziłeś...
Oto kilka przykładów najważniejszych rodzajów raportów środowiskowych, które będziesz sporządzać, a które nie są przeznaczone dla organów regulacyjnych.
Jedną z najbardziej pożądanych funkcji każdego systemu zarządzania ochroną środowiska (EMS) jest tablica rozdzielcza dla kadry kierowniczej, wyświetlająca ogólny przegląd dziennej produkcji, emisji lotnych związków organicznych i śledzenia zadań zgodności.
Oferuje ona mniej dogłębny widok wyników w zakresie ochrony środowiska, ale daje kadrze kierowniczej ogólny obraz sytuacji zgodności firmy i ostrzega ją o problemach. Zasadniczo, utrzymuje ich w pętli, nie grzęznąc w drobiazgowych szczegółach.
Nawet jeśli wszystkie dane środowiskowe są zarządzane ręcznie, nadal można wygenerować tego typu wewnętrzne podsumowanie. Będzie to wymagało komunikacji z kierownictwem i ustalenia, które aspekty środowiskowe są dla nich najbardziej interesujące, a także stworzenia szybkiego raportu podsumowującego na koniec dnia.
Wszystko polega na dostosowaniu raportów do potrzeb odbiorców. Doskonałym tego przykładem jest tablica rozdzielcza, która powinna być dostosowana do potrzeb każdej firmy.
Raporty zrównoważonego rozwoju szybko stają się status quo dla dużych i małych firm i są świetnym sposobem na pokazanie całej ciężkiej pracy, jaką Twoja firma wkłada w bycie bardziej odpowiedzialną środowiskowo.
Oczywiście, wszystkie godziny spędzone na planowaniu zrównoważonego rozwoju mają na celu poprawę funkcjonowania firmy i zwiększenie jej ogólnej rentowności, ale to nie znaczy, że nie możesz wykorzystać ich również jako zasobów marketingowych i public relations.
Najbardziej udane raporty dotyczące zrównoważonego rozwoju, które są prezentowane opinii publicznej, określają cele zrównoważonego rozwoju, a nie tylko to, co zostało osiągnięte do tej pory. Na przykład, jeśli inwestujecie w odnawialne źródła energii, aby zmniejszyć emisję dwutlenku węgla, upublicznijcie swój 5-, 10- i 20-letni plan, łącznie z celami na każdy rok.
Kluczem w tego typu publicznym wyznaczaniu celów jest pokazanie swojego długoterminowego zaangażowania w zrównoważony rozwój i udowodnienie, że jesteś realistą w kwestii swoich celów. Obiecanie, że w przyszłym roku będziesz w 100% zasilany energią słoneczną może być miłe, ale niewielu klientów potraktuje to poważnie.
W raporcie środowiskowym można zawrzeć niemal wszystko: na przykład raporty GRI dotyczące zrównoważonego rozwoju zawierają dziesiątki wskaźników efektywności, w tym różnorodność biologiczną, dane demograficzne pracowników, emisję zanieczyszczeń do powietrza, recykling i gospodarkę odpadami. Jeśli można to zmierzyć i jeśli się tym zarządza, można to raportować.
Badania rynku dowiodły, że klienci lepiej reagują na rzeczywiste dane dotyczące środowiska. Osiągniesz lepsze wyniki, jeśli publiczne raporty środowiskowe będą zawierały konkretne dowody odpowiedzialności korporacyjnej. Na przykład, stwierdzenie, że opakowanie jest wykonane z materiałów pochodzących z recyklingu, ma znacznie mniejszy wpływ niż etykietowanie go jako "wykonane w 97% z materiałów pochodzących z recyklingu". Aby jednak móc przedstawić tego rodzaju dane liczbowe, należy faktycznie śledzić wpływy i wydatki na środowisko.
Rodzaj danych środowiskowych, którymi zainteresowani są przede wszystkim udziałowcy i inne kluczowe osoby podejmujące decyzje, może być inny niż dane zbierane przez organy regulacyjne. A nawet jeśli istnieją podobieństwa, sposób prezentacji informacji będzie inny.
Udziałowcy zazwyczaj nie są zainteresowani uzyskaniem dokładnej ilości emisji gazów cieplarnianych (GHG), które zostały uwolnione w tym roku, ale chcą wiedzieć, o ile zmniejszyliście emisję GHG w porównaniu z rokiem ubiegłym.
Interesariusze chcą zobaczyć, w jaki sposób Twoja firma stale się doskonali. Im bardziej się doskonalisz, tym bardziej zrównoważony stajesz się każdego roku i tym bezpieczniejsze są ich pieniądze, kiedy w Ciebie inwestują. Aby pokazać ciągłe doskonalenie, musisz przeprowadzać benchmarking, aby móc faktycznie śledzić i porównywać wyniki środowiskowe z miesiąca na miesiąc i z roku na rok.
Te trzy krótkie przykłady to tylko wierzchołek góry lodowej, jeśli chodzi o raportowanie w zakresie ochrony środowiska i zrównoważonego rozwoju. Możesz również dobrowolnie raportować do programu zewnętrznego, sporządzać szczegółowe wewnętrzne raporty zrównoważonego rozwoju oraz raporty międzywydziałowe, które przedstawiają wydatki i środki oszczędnościowe wdrożone przez Twój zespół BHP.
We wszystkich tych przypadkach wytyczne i parametry dotyczące tego, co wchodzi w skład raportu, nie są podyktowane tym, czym chcesz się podzielić, ale tym, co chce usłyszeć Twoja grupa docelowa. Raport powinien być zawsze pisany z myślą o określonym celu: raporty zgodności muszą wykazać organom regulacyjnym, że przestrzegamy przepisów, a więc określają ilościowo i szczegółowo wszystko, co jest związane z tymi przepisami. Raporty środowiskowe dla kadry kierowniczej muszą dawać liderom szczebla C szybki obraz wyników w zakresie ochrony środowiska, aby mogli oni podejmować świadome decyzje. Raporty rynkowe powinny zawsze stawiać na pierwszym miejscu idealnego klienta.
Skupiając się na tym, co czytelnik chce zobaczyć, wygenerujesz bardziej użyteczne i skuteczne raporty, które spełnią swoje zadanie.
